Ben je van plan om een feest te organiseren en denk je hiervoor 1 of meerdere foodtrucks in te huren? Dat vinden wij alvast een topidee!
Omdat de keuze nogal overweldigend kan zijn en je misschien niet weet waar te beginnen, geven we dit stappenplan. Zelf zijn we met onze foodtruck beschikbaar met ambachtelijk ijs, verse wafels of een receptie met lekkere bubbels. Natuurlijk zijn de tips ook geldig voor alle andere soorten foodtrucks of snackwagens.
1. Bepaal je concept
Om niet verloren te lopen is het goed om eerst even na te denken wat je concept is. Wat is de gelegenheid waarvoor je foodtrucks zoekt? Wil je een volwaardige maaltijd serveren of enkel een snack? Zoek je 1 of meerdere wagens?
Wees hierbij ook realistisch. Foodtrucks krijgen regelmatig vragen van enthousiaste organisatoren die 3 of 4 wagens met kleine hapjes willen voor 50 personen in totaal. Jammer genoeg is dat meestal financieel niet haalbaar, omdat er daarvoor veel voorbereidingstijd en personeel ter plaatse nodig is.
Voorbeelden van een concept zijn:
Ik organiseer een trouwfeest voor 150 personen en wil zowel een foodtruck met verse pizza als een ijswagen achteraf.
Voor een communiefeest in de tuin zoek ik een origineel wafelkraam voor 60 personen.
2. Datum en locatie kiezen
Je zal waarschijnlijk weinig feedback krijgen van foodtrucks als je al veel informatie opvraagt, zonder dat je al een datum hebt vastgelegd. Door een datum door te geven, laat je merken dat je concreet aan het plannen bent en niet vrijblijvend aan het rondhoren. Het is ook handig om al een schatting te maken van het aantal personen. Dit is altijd achteraf nog aan te passen, maar sommige wagens hebben een minimum- of maximumcapaciteit die ze aankunnen. Ook de prijs per persoon kan anders zijn voor 50 of 200 personen.
3. Wagen en gerechten kiezen
Dan komt het leukste gedeelte: inspiratie opdoen welke wagens en gerechten je zou willen voor jouw feest. Je kan natuurlijk rondkijken op Google of gebruik maken van 1 van de sites waarop foodtrucks kunnen adverteren. Enkele van de grootste in België waarop wij ook staan met een profiel is Foodtruckbestellen.be en Foodtruckbooking.com. Nog makkelijker als je ons wil contacteren, is natuurlijk om dit via deze pagina te doen.
4. Een of meerdere offertes vragen
De meeste foodtrucks geven jammer genoeg geen of weinig indicaties over de prijzen op hun website. Wil je meer informatie, zal je in de meeste gevallen een contactformulier moeten invullen of mailen. Geef daarbij zoveel mogelijk informatie om een correcte offerte te kunnen krijgen: minstens de datum en het uur, de juiste plaats, een schatting van het aantal personen en de gerechten die je wil. Vergelijk steeds de totale prijs voor jouw feest. Soms zijn de vaste opstartkosten lager, maar wordt bv. veel meer gerekend per kilometer voor de verplaatsing. Bij grotere feesten zal de prijs per persoon meer doorwegen dan de vaste kosten. Als vuistregel vind je op meerdere foodtruck websites terug dat je voor een volwaardige vers bereide maaltijd moet rekening houden met een kostprijs van minimum € 1.000 voor het totale feest. Dit ongeacht het aantal personen, aangezien er sowieso voorbereiding moet gebeuren en personeel ter plaatse moet zijn. Voor een ijswagen of wafelkraam kan het gelukkig goedkoper. Wij zijn zelf te boeken vanaf een totaalprijs van ongeveer € 300. Onze prijzen staan trouwens ook duidelijk op deze website. De offerte zou ook moeten vermelden wanneer een voorschot en het eindsaldo moeten betaald worden, en wat de voorwaarden zijn als de feest moet uitgesteld of geannuleerd worden.
5. Stel de juiste vragen
Spreekt een offerte je aan, maar zijn er nog zaken onduidelijk? Stel dan zeker op voorhand de vragen die je nog zou hebben.
Als inspiratie:
Tegen wanneer moet het juiste aantal personen doorgeven worden en hoeveel mag dit afwijken van de offerte?
Hoeveel plaats heeft de foodtruck nodig om zich op te stellen en hoe breed moet de doorgang zijn?
Heeft de wagen elektriciteit nodig? Zo ja, hoeveel Ampère en hoe ver mogen de stopcontacten gelegen zijn van de plaats van het gebeuren?
Is er stromend water nodig? Gelukkig is dit meestal niet het geval.
Neemt de foodtruck alle afval achteraf terug mee of moet je hier als organisator voor zorgen? Dan voorzie je best een rol vuilniszakken.
...
6. Maak een keuze
Maak je keuze voor 1 of meerdere foodtrucks op basis van het financiële plaatje, maar volg zeker ook je gevoel dat je bij een foodtruck hebt.
Krijg je snel duidelijke en concrete antwoorden op je vragen? Denkt de eigenaar mee met jou, heeft hij ook zin om je een fantastisch feest te helpen organiseren?
Conclusie
De juiste foodtruck kiezen voor je feest kan een hele uitdaging lijken. Volg deze 6 stappen om het overzicht te behouden. Veel voorbereidingsplezier!
Wat ontbreekt er nog volgens jou? Waar let jij op wanneer je een foodtruck zou kiezen?
Over Ice Ice Baby
Ice Ice Baby is beschikbaar met ambachtelijk ijs en verse wafels op alle soorten familie- en andere feesten. Een huwelijk, babyborrel, verjaardag, communie of lentefeest: alles is mogelijk. Ook bij events van bedrijven en verenigingen komen we graag langs. We hebben verschillende formules voor ambachtelijk ijs en verse wafels. Deze serveren we vanuit een oldtimer Renault Estafette uit 1972.